TAIFUN-Blog

Januar 2022

TAIFUN-Tipp: Workflows erstellen und anwenden

Erstellen und nutzen Sie Workflows, um wiederkehrende Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinheitlichen und teilweise zu automatisieren.

Auch in Ihrem Unternehmen gibt es sicherlich Abläufe, die immer dem gleichen Muster folgen. Eine Rechnung wurde an einen Kunden verschickt? Dann legen Sie sich bisher vielleicht eine Wiedervorlage an, um nach Ablauf der Zahlungsfrist zu prüfen, ob der Kunde auch bezahlt hat. Verschiedene Kollegen legen neue Adressen an? Dann gibt es vielleicht jemanden in Ihrem Unternehmen, der sporadisch nachsieht, ob auch alle relevanten Felder ausgefüllt wurden. Solche und viele weitere immer wiederkehrende Abläufe können Sie mit dem Modul TAIFUN Workflows abbilden und damit teilweise automatisieren.

Workflow für ausgehende Rechnungen erstellen

Wir möchten nun einen Workflow für ausgehende Rechnungen erstellen. Wenn eine Rechnung angelegt wird, soll das Postfach VERWALTUNG automatisch daran erinnert werden, diese Rechnung zu drucken und an den Kunden zu versenden. Anschließend wird gewartet, bis die Rechnung gebucht wurde und das als Zahlungsziel gesetzte Datum erreicht ist. Sobald beides erfüllt ist, wird geprüft, ob die Rechnung bezahlt ist. Ist sie noch nicht bezahlt, wird der der Rechnung zugeordnete Bearbeiter dazu aufgefordert, dem Kunden eine Zahlungserinnerung zu schicken.

Um loszulegen, öffnen wir unter Module > Workflows > Designer das Fenster Workflows. Mit der Schaltfläche Neu (Taste Einfg) legen wir einen neuen Workflow an. Im rechten Bereich des Fensters tragen wir zunächst die allgemeinen Angaben zum Workflow ein. In das Feld Name schreiben wir Ausgangsrechnung. Den Status belassen wir auf In Bearbeitung. Schließlich möchten wir den Workflow zunächst bearbeiten. Das Feld Sofort starten belassen wir auf Nein. Dies bedeutet, dass der Workflow bei Eintritt des Startereignisses nicht zwingend sofort gestartet wird, sondern erst wenn die Workflow-Engine das nächste Mal startet. Bei unserem Workflow ist das ausreichend. In der Gruppe Verantwortlicher legen wir fest, wer den Workflow verwaltet. Wir tragen die Benutzer-Gruppe ADMINISTRATOR ein. Im Feld Beschreibung erläutern wir kurz die Funktionsweise des Workflows.


Eigenschaften des Workflows. Hier geben wir allgemeine Angaben und Einstellungen zum Workflow an.

Objekte anlegen

Bevor wir die Workflow-Elemente anlegen, die den Ablauf des Workflows definieren, legen wir die Objekte an, die für unseren Workflow relevant sind. Diese werden wir dann später einzelnen Workflow-Elementen zuordnen. Für unseren Workflow spielen eine Rechnung, die zugehörige Adresse, sowie der zugehörige Saldensatz eine Rolle. Wir klicken auf die Schaltfläche Objekte bearbeiten. Im Fenster Workflow – Objekte klicken wir nun auf die Schaltfläche Neu. Den Objekt-Typ ändern wir auf Rechnung. Als nächstes benötigen wir die Adresse zur Rechnung. Wir klicken erneut auf die Schaltfläche Neu. Das Feld Objekt-Typ belassen wir bei Adresse. Im Feld Referenz aus wählen wir Rechnung. Im Feld Referenziert wählen wir Kunde. Dies bedeutet, dass die Adresse aus dem Feld Kunde der Rechnung geholt wird. Zuletzt legen wir noch den Saldensatz an. Hier wählen wir im Feld Referenz aus ebenfalls den Wert Rechnung. Im Feld Referenziert wählen wir Nummer. Wir speichern mit der Schaltfläche Speichern.


Workflow-Objekte. Um Objekte für Workflow-Elemente nutzen zu können, müssen wir Sie zunächst im Fenster Workflow – Objekte anlegen.

Startereignis und Aktivität anlegen

Jetzt beginnen wir damit, die Workflow-Elemente anzulegen, die den Ablauf des Workflows definieren. Wir wählen die Schaltfläche Neues Ereignis und klicken auf eine beliebige Stelle in der Zeichenfläche. Hier wird das Startereignis angelegt. Im rechten Bereich des Fensters definieren wir nun die Eigenschaften des Startereignisses. In das Feld Betreff schreiben wir Rechnung wurde angelegt. Das Feld Start-Ereignis muss auf Ja stehen. Als Typ des Start-Ereignisses wählen wir Daten anlegen. In die Gruppe Empfänger tragen wir wieder die Benutzer-Gruppe ADMINISTRATOR ein. In der Gruppe Daten anlegen/ändern wählen wir im Feld Für Objekt den Wert Rechnungsköpfe.


Startereignis. Jeder Workflow benötigt mindestens ein Startereignis, das den Workflow auslöst. Startereignisse sind am grünen Kennzeichen links oben erkennbar.

Mit der Schaltfläche Neue Aktivität legen wir nun eine Aktivität an. Sobald wir die Aktivität auf der Zeichenfläche platziert haben, sehen wir im rechten Bereich des Fensters die zugehörigen Eingabefelder. In den Betreff der Aktivität schreiben wir Rechnung drucken und versenden. In die Gruppe Empfänger tragen wir das Postfach VERWALTUNG ein. In das Feld in der Gruppe Aufgabe schreiben wir Bitte drucken Sie die Rechnung und versenden Sie sie an den Rechnungsempfänger. In der Gruppe Objekte klicken wir auf die Schaltfläche Objekt hinzufügen. Im Fenster Workflow – Objekte sehen wir die von uns angelegten Objekte. Wir markieren die Rechnung und bestätigen mit der Schaltfläche Auswählen. Anschließend fügen wir auf die gleiche Weise die Adresse ein.


Aktivität. Eine Aktivität führt beim Ausführen des Workflows zu einem Posteingang an den Empfänger.

Wir klicken nun auf die Schaltfläche Neue Linie. An den Workflow-Elementen auf der Zeichenfläche erscheinen nun Verbindungspunkte. Wir klicken auf den unteren Verbindungspunkt beim Startereignis. Dadurch wird eine Linie erstellt, die an diesem Verbindungspunkt beginnt. An unserem Mauszeiger hängt das Ende der Linie. Wir klicken auf den oberen Verbindungspunkt der Aktivität. Damit rastet das Ende der Linie dort ein. Wir können beide Workflow-Elemente auf der Zeichenfläche verschieben. Die Linie bewegt sich dabei immer mit.

Schleife anlegen

Als Nächstes möchten wir eine Schleife erstellen, die dafür sorgt, dass der Workflow erst dann weiterläuft, wenn die Rechnung gebucht wurde und das in der Rechnung als Zahlungsziel gesetzte Datum erreicht ist. Dazu legen wir mit der Schaltfläche Neuer Konnektor einen Konnektor an. Den Typ des Konnektors setzen wir auf ODER. Dies bedeutet, dass der Konnektor aktiviert wird, sobald mindestens einer der eingehenden Pfade eingetreten ist. Das Feld Schleife erl. setzen wir auf Ja. Damit erlauben wir, dass der Konnektor mehr als einmal durchlaufen wird.

Direkt im Anschluss erstellen wir einen weiteren Konnektor mit dem Typ UND. Dieser Konnektor wird nur aktiviert, wenn alle eingehenden Pfade eingetreten sind. In den Betreff schreiben wir Prüfung, ob Rechnung gebucht und Zahlungsdatum erreicht. Wir setzen das Feld Ausgang auf Bedingung. Das Feld Schleife erl. stellen wir auch hier auf Ja. In der Gruppe Empfänger wählen wir im Feld Vom Vorgänger Ja. In der Gruppe Objekte fügen wir die Workflow-Objekte Rechnung und Adresse ein. Wir markieren anschließend die Rechnung und klicken auf die Schaltfläche Als Hauptobjekt markieren. Der Text Rechnung ist nun fett markiert. Das Hauptobjekt ist das Objekt, auf das sich die Bedingung bezieht. Wir verbinden nun durch Linien die Aktivität mit dem Oder-Konnektor und den Oder-Konnektor mit dem Und-Konnektor.


Konnektor mit Bedingung. Die Bedingungen zu einem Konnektor können wir erst anlegen, wenn die entsprechenden Linien vorhanden sind.

Dann erstellen wir mit der Schaltfläche Neues Ereignis ein weiteres Ereignis. In den Betreff schreiben wir 12 Stunden warten. In der Gruppe Empfänger tragen wir im Feld Vom Vorgänger wieder Ja ein. Dieses Ereignis mit dem Typ Timer wartend soll 12 Stunden lang abwarten, sodass die Prüfung nach dem Zahlungsziel nicht ständig erfolgt. Wir tragen also in die Gruppe Timer wartend 720 Minuten ein. Nun ziehen wir eine Linie von diesem Ereignis zum Oder-Konnektor.


Timer-Ereignis. Ein Timer dient dazu, den Workflow eine bestimmte Zeit lang zu pausieren.

Der Und-Konnektor hat bisher noch keine Ausgänge. Hier möchten wir die Bedingung einbauen, dass das als Zahlungsziel gesetzte Datum erreicht sein soll, bevor der Workflow weiterläuft. Wir ziehen eine Linie von diesem Konnektor zum Timer-Ereignis. Wenn wir nun wieder den Und-Konnektor anklicken, sehen wir, dass in der Gruppe Bedingungen ein Eintrag mit der Bezeichnung <undefiniert> aufgetaucht ist. Mit einem Doppelklick auf diesen Eintrag öffnen wir das Fenster Workflow – Bedingung. Hier geben wir die Bedingung an, die zutreffen muss, damit der Workflow den gewählten Pfad entlang läuft. Wir klicken auf Ausdruck. Bei Feld wählen wir Zahlungsdatum. Wir möchten diesen Pfad entlanglaufen, wenn das Zahlungsdatum größer oder gleich dem aktuellen Datum ist. Wir wählen daher im Feld Operator Größer gleich (>=) und im Feld Variable Ja. Das Feld Wert wird dadurch zum Feld Ausdruck. Hier tragen wir <Sys.Date> ein. Wir klicken auf Übernehmen und danach auf Verknüpfung. Dann klicken wir auf das eingefügte UND und ändern es ab zu einem ODER. Dann klicken wir wieder auf Ausdruck. Bei Feld wählen wir diesmal Gebucht, als Operator Gleich (=) und als Wert Nein. Dann klicken wir wieder auf Übernehmen und anschließend auf Speichern.


Bedingung. Wer die Volltextsuche TAIFUN openSearch ausgiebig nutzt, dem dürfte diese Ansicht bekannt vorkommen.

Nun fehlt noch die andere Abzweigung. Hierfür legen wir einen weiteren Und-Konnektor an und verbinden dann die beiden Und-Konnektoren. Dann klicken wir auf die Verbindungslinie und erstellen wie eben gezeigt eine Bedingung, mit den Unterschieden, dass wir beim Zahlungsdatum im Feld Operator Kleiner als (<) wählen, beim Feld Gebucht als Wert Ja und als Verknüpfung UND.

Workflow-Ende anlegen

Wenn das Zahlungsdatum erreicht wurde, möchten wir schließlich noch prüfen, ob die Rechnung bezahlt wurde. Wenn dies zutrifft, können wir den Workflow ohne weitere Aktion beenden. Um das abzubilden, legen wir mit der Schaltfläche Neuer Prozess einen Prozess an. Im Feld Ablauf-Ende wählen wir Ja und im Feld Typ Keine Aktion. Dann verbinden wir den zweiten Und-Konnektor mit diesem Prozess. Im Und-Konnektor wählen wir im Feld Ausgang den Wert Bedingung. Das Feld Vom Vorgänger setzen wir auf Ja. In der Gruppe Objekte fügen wir den Saldensatz als Objekt hinzu. Wir klicken auf die Verbindungslinie und anschließend doppelt in der Gruppe Bedingungen auf den Eintrag mit der Bezeichnung <undefiniert>. Im Fenster Workflow – Bedingung klicken wir auf Ausdruck. Im Fenster Ausdruck wählen wir dann bei Feld Saldo, bei Operator Gleich (=) und bei Wert 0,00. Dann bestätigen wir wieder mit Übernehmen und Speichern.

Wenn die Rechnung nicht bezahlt wurde, soll der Bearbeiter der Rechnung dazu aufgefordert werden, dem Kunden eine Zahlungserinnerung zu schicken. Als letztes Workflow-Element legen wir daher mit der Schaltfläche Neue Aktivität eine weitere Aktivität an. In den Betreff der Aktivität schreiben wir Kunden an Zahlung erinnern. Im Feld Ablauf-Ende wählen wir Ja. In der Gruppe Objekte legen wir die Rechnung, den Saldensatz und die Adresse an. Wir markieren wieder die Rechnung als Hauptobjekt. In der Gruppe Empfänger tragen wir in das Feld Aus Datenfeld Ja ein. Im Feld Tabelle steht nun Rechnungsköpfe. Im Feld Feld wählen wir Bearbeiter-Matchcode. Dann verbinden wir den zweiten Und-Konnektor mit dieser Aktivität. Die Verbindungslinie markieren wir und legen, wie vorhin, eine Bedingung an. Das Feld Operator setzen wir in diesem Fall auf Größer als (>).


Workflow-Ende. Der Workflow ist abgeschlossen, sobald er eines der beiden mit einem roten Dreieck markierten Workflow-Elemente durchlaufen hat.

Jetzt haben wir den Workflow fertig erstellt. Wir speichern ihn mit der Schaltfläche Speichern.

Workflow testen

Wenn sich der Workflow ohne Probleme und Warnungen speichern ließ, ist er formal in Ordnung. Allerdings kann es natürlich trotzdem immer vorkommen, dass sich der Workflow anders verhält als von uns gedacht, weil wir einen Aspekt nicht bedacht haben oder an einer Stelle des Workflows versehentlich eine falsche Zuordnung gewählt haben. Daher testen wir den Workflow, bevor wir ihn aktivieren und damit zur Benutzung freigeben.

Wir klicken im Fenster Workflows auf die Schaltfläche Öffnen. Wir markieren unseren eben erstellten Workflow und bestätigen mit der Schaltfläche Ok. Nun setzen wir in der Gruppe Workflow das Feld Status auf Im Testlauf. Dann speichern wir wieder mit der Schaltfläche Speichern und schließen das Fenster Workflows mit der Schaltfläche Schließen.

Wenn unser Workflow bereits aktiv wäre, würde er nur dann gestartet werden, wenn in einem Rechnungskopf Daten angelegt werden. Im Testlauf startet der Workflow direkt nachdem wir den Workflow-Status auf Im Testlauf gesetzt und den Workflow gespeichert haben. So müssen wir nicht warten, bis das nächste Mal eine Rechnung erstellt wird, um den Workflow testen zu können. Die Benutzer-Gruppe Administrator erhält nun einen Posteingang mit dem Betreff TEST: Rechnung wurde angelegt. Diesen Posteingang gibt es nur im Testlauf. Wir klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten und müssen dann im Feld Objekt-Name mit der Schaltfläche Mehr eine Rechnung auswählen, mit der wir den Workflow testen möchten. Für den ersten Testlauf wählen wir eine Rechnung, die bereits gebucht ist und deren Zahlungsdatum erreicht ist, um nicht lange warten zu müssen. Dann klicken wir auf die Schaltfläche Erledigen.

Jetzt erhält das Postfach Verwaltung einen Posteingang mit dem Betreff TEST: Rechnung drucken und versenden. Als Objekte sind die Rechnung und die zugehörige Adresse an den Posteingang angehängt. Als Benutzer im Postfach Verwaltung bearbeiten wir nun den Posteingang. Im echten Anwendungsfall würden wir die Rechnung öffnen und drucken und sie anschließend an den Kunden senden. Hier im ersten Testlauf begnügen wir uns damit, das Feld Erledigung zu befüllen. Dann klicken wir auf die Schaltfläche Erledigen.


Posteingang zum Workflow. Mit der Schaltfläche Öffnen können wir die angehängten Objekte öffnen.

Jetzt durchläuft der Workflow die Bedingungen, ob die Rechnung gebucht ist, das Zahlungsdatum erreicht hat und ob sie bereits bezahlt ist. Im Falle der von uns für den ersten Testlauf gewählten Rechnung treffen die ersten beiden Bedingungen bereits zu, die Rechnung wurde allerdings noch nicht bezahlt. Daher erhält nun direkt der in der Rechnung eingetragene Bearbeiter einen Posteingang mit dem Betreff TEST: Kunden an Zahlung erinnern. Wir erledigen auch diesen Posteingang. Als letztes erhält nun die Benutzer-Gruppe ADMINISTRATOR als Workflow-Verantwortlicher einen Posteingang mit dem Betreff TEST: Testlauf-Ende für Workflow: Ausgangsrechnung. Auch diesen Posteingang gibt es nur im Testlauf. Er informiert uns darüber, dass der Testlauf ohne Fehler durchgelaufen ist. Wir klicken auf die Schaltfläche und dann auf Workflow-Übersicht. Hier sehen wir nun nochmal unseren Workflow. Die Workflow-Elemente, die der Workflow erfolgreich durchlaufen hat, sind grün markiert.


Workflow-Übersicht. Hier sehen wir noch einmal, welchen Pfad der Workflow entlang gelaufen ist.

Wir schließen dieses Fenster und erledigen den Posteingang. Da dies nur ein Testlauf war, werden hiermit alle Posteingänge, die zu diesem Testlauf gehören, gelöscht.

Was tun bei einem Fehler?

Gerade im Testlauf kann es natürlich auch vorkommen, dass der Workflow nicht ordnungsgemäß durchläuft, sondern sich an einer Stelle aufhängt, z.⁠ ⁠B. weil ein Datensatz oder Empfänger nicht gefunden werden konnte. In diesem Fall erhalten wir als Workflow-Verantwortlicher einen Posteingang mit dem Betreff TEST: Fehler in Workflow: Ausgangsrechnung. Im Feld Aufgabe des Posteingangs steht eine Beschreibung des Fehlers. Auch in diesem Posteingang können wir nun die Workflow-Übersicht öffnen und uns ansehen, bis zu welchem Workflow-Element der Workflow gelaufen ist. Unter Module > Workflows > Designer können wir dann den Workflow bearbeiten und einen neuen Testlauf starten.

Auch der TAIFUN-Support hilft gerne bei Fragen und Problemen: https://www.taifun-software.de/kontakt

Testlauf abschließen

Auch wenn es keinen Fehler beim ersten Testlauf gab, sollten wir unbedingt weitere Testläufe durchführen. Jedes Workflow-Element sollte zumindest einmal durchlaufen worden sein und wir sollten in weiteren Testläufen auch einmal mit neu angelegten Rechnungen testen. Um einen neuen Testlauf zu starten, öffnen wir den Workflow einfach im Workflow-Designer und speichern ihn erneut. Erst wenn sichergestellt ist, dass sich der Workflow wirklich in allen Fällen so verhält wie von uns beabsichtigt, aktivieren wir ihn. Dazu öffnen wir den Workflow im Workflow-Designer und stellen den Status auf Aktiv. Nun kann der Workflow nicht mehr bearbeitet werden. Es können allerdings neue Versionen des Workflows angelegt werden.

Jetzt sind Sie dran

Wir haben hier einen relativ einfachen Workflow behandelt. Natürlich können Sie auch weitere Bedingungen und Aktivitäten hinzufügen, um diesen zu verbessern und auch Sonderfälle zu berücksichtigen. Außerdem können Sie selbstverständlich auch komplett andere Workflows erstellen. Überlegen Sie einmal, welche Abläufe es in Ihrem Unternehmen gibt, bei welchen Sie ein Workflow unterstützen und vielleicht sogar teilweise die Arbeit abnehmen kann. Definieren Sie genau, welche Fälle es zu berücksichtigen gibt und beginnen Sie dann erst mit der Erstellung des Workflows. So arbeiten auch Sie noch effizienter mit TAIFUN.

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