TAIFUN-Blog

August 2021

TAIFUN-Tipp: Verkaufsbelege übersichtlich gestalten

Mithilfe des Positionsexplorers und der Belegansicht in Verkaufsbelegen können Sie die Positionen komfortabel optimieren und dadurch dem Verkaufsbeleg den letzten Schliff verleihen.

Positionen sind das Herzstück von Verkaufsbelegen. Mit den Positionen zeigen Sie dem Kunden, welche Arbeiten durchgeführt werden und welches Material Sie benötigen. Außerdem sind die Positionen Grundlage für die Berechnung der zu zahlenden Summe. Daher ist es wichtig, dass Sie vor dem Versenden eines Verkaufsbelegs überprüfen, ob alle Mengen, Preise und Texte richtig sind. Daneben ist es für die Übersichtlichkeit und um einen guten Eindruck zu hinterlassen, auch von Bedeutung, dass Seitenumbrüche nicht an ungünstigen Stellen stattfinden. Der Positionsexplorer und die Belegansicht helfen uns dabei, unseren Verkaufsbeleg abzurunden.

Mit dem Positionsexplorer navigieren

Da wir bereits in einem vergangenen Blogartikel das Anlegen und Nummerieren von Positionen gezeigt haben, starten wir für diesen Blogartikel mit einem Angebot, das bereits einige Positionen enthält. Für unser Beispiel ist das eine Elektroinstallation für ein Einfamilienhaus. Die Vorgehensweise ist übrigens in Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen die gleiche wie in Angeboten.

Wir öffnen das Angebot und wechseln zur Positionsübersicht. Als Nächstes klicken wir auf das Menü Anzeige. Wenn dort noch kein Häkchen vor Explorer steht, klicken wir einmal auf Explorer, um den Positionsexplorer zu öffnen. Der Positionsexplorer wird links von der Tabellenansicht bzw. Belegansicht angezeigt und bietet uns eine hierarchische Übersicht über die Positionen in unserem Verkaufsbeleg.

Bei sehr umfangreichen Verkaufsbelegen mit vielen Positionen können wir den Überblick verlieren. Im Positionsexplorer sehen wir in einer kompakten Ansicht alle Positionen. Um alle Ordner aufzuklappen, wählen wir im Kontextmenü (rechte Maustaste) des Positionsexplorers Alles aufklappen. Ist eine Position eine Stückliste oder Leistung, werden auch ihre Elemente im Baum dargestellt.


Positionsexplorer mit aufgeklappter Baumansicht. Titel, Leistungen und Stücklisten werden als Ordner dargestellt.

Positionen bearbeiten

Wir wechseln nun von der Tabellenansicht in die Belegansicht. Dort stellen wir zunächst in der Werkzeugleiste den Report ein, für den die Vorschau erstellt werden soll. Wir wählen den Report 31.01-ANGEBOT. Der Beleg wird jetzt so angezeigt, wie er auch beim Drucken mit dem eingestellten Report aussehen wird.

Wir möchten nun bei einer bestimmten Position die Menge ändern. In unserem Fall sollen im Schlafzimmer drei Steckdosen statt nur einer verbaut werden. Dazu suchen wir die Position im übersichtlichen Positionsexplorer und klicken darauf. Diese Position ist nun in der Belegansicht markiert. Das erkennen wir an dem blauen Balken. Wir klicken nun einfach in der Belegansicht auf die angezeigte Menge. Das Feld mit der Menge bekommt nun einen gelben Hintergrund und wir geben die neue Menge ein.


Menge in der Belegansicht ändern. Menge, Positionstext und Einzelpreis können wir direkt in der Belegansicht ohne Öffnen der Position ändern.

Eine andere Position, eine Ausschaltung mit zwei Bodenstrahlern, möchten wir nun zu einer Eventualposition machen, da sich unser Kunde noch offen halten wollte, ob er diese haben möchte oder nicht. Wir markieren diese Position und wählen im Kontextmenü Position bearbeiten. Die Position wird geöffnet. In der Gruppe Position wählen wir nun im Feld Typ die Einstellung Eventual. Wir speichern mit der Schaltfläche Speichern. In der Belegansicht sehen wir nun statt des Gesamtpreises das Kürzel EP. für Eventualposition. Diese Position wird nicht in die Berechnung der Summe miteinbezogen.

Textdruck für Positionen einstellen

Wir möchten, dass in unserem Beleg grundsätzlich nur der Kurztext gedruckt wird. Bei der Eventualposition möchten wir aber ausnahmsweise den Langtext drucken lassen, damit unser Kunde besser entscheiden kann, ob er die Position möchte oder nicht. Wir wählen daher zunächst im Menü Positionen > Einstellungen. Auf der Registerkarte Drucken wählen wir im Feld Textdruck die Einstellung Kurztext. Wir speichern mit der Schaltfläche Speichern. Wir stellen anschließend noch sicher, dass in der Belegansicht in der Auswahlliste für den Textdruck Positionseinstellung ausgewählt ist. Nun wird für alle Positionen der Kurztext angezeigt. Jetzt markieren wir die Eventualposition und wählen im Kontextmenü Textdruck ändern. Dort wählen wir nun im Feld Neue Einstellung die Einstellung Langtext.

https://www.taifun-software.de/fileadmin/_processed_/5/6/csm_Verkaufsbelege_Textdruck_b9c3ffccba.png
Textdruck für einzelne Position ändern. Für einzelne Positionen kann der Textdruck abweichend von der Vorgabe eingestellt werden.

Wir bestätigen anschließend mit der Schaltfläche Ok. Für diese Position wird nun der Langtext angezeigt.

Nachtext einfügen

Nun möchten wir in den Beleg noch einen Nachtext einfügen. Wir klicken an eine beliebige Stelle in der Belegansicht und wählen im Kontextmenü Nachtext hinzufügen.


Nachtext in den Verkaufsbeleg einfügen. In den Verkaufsbeleg kann jeweils ein Vortext und ein Nachtext eingefügt werden. Ist bereits ein Vortext oder Nachtext vorhanden, ist der entsprechende Befehl im Kontextmenü ausgegraut.

An das Ende des Belegs wird nun ein Nachtext gestellt, der zunächst den Platzhaltertext Nachtext enthält. Wir möchten den Textblock für den Nachtext von Angeboten auswählen. Dazu wählen wir im Kontextmenü Textblock auswählen. Wir suchen nach dem Matchcode KAH-NACHTEXT.

Anmerkung: Falls sich im Feld Text noch kein Inhalt befindet, können wir unter Konstanten > Textblöcke einen Text eintragen.
Wir bestätigen mit der Schaltfläche Auswählen und der Text wird als Nachtext eingefügt.

Seitenumbruch einfügen

In unserem Beispielunternehmen möchten wir nun, dass in allen Verkaufsbelegen vor Titeln grundsätzlich ein Seitenumbruch eingefügt wird. Außerdem soll für Verkaufsbelege, die mehr als einen Titel enthalten, automatisch eine Titelzusammenstellung erzeugt werden. Die Titelzusammenstellung soll ebenfalls auf einer neuen Seite beginnen. Um das einzustellen, wählen wir Konstanten > Hauptkonstanten > VerkaufDruck Gruppen. Dort stellen wir im Feld Druck Zusammenstellung >1 Titel ein. Dies führt dazu, dass bei Verkaufsbelegen eine Titelzusammenstellung erstellt wird, sofern mehr als 1 Titel vorhanden ist. Damit alle Titel und diese Titelzusammenstellung auf einer neuen Seite beginnen, stellen wir im Feld Seitenvorschub Titel und im Feld Seitenvorschub Zusammenstellung jeweils Ja ein. Anschließend speichern wir mit der Schaltfläche Speichern. Wir müssen in unserem Angebot einmal kurz zur Tabellenansicht und zurück zur Belegansicht wechseln, damit die in den Konstanten geänderten Einstellungen in Kraft treten.


Seitenumbrüche im Positionsexplorer. Die blauen Rechtecke rechts im Positionsexplorer zeigen an, an welcher Stelle eine neue Seite beginnt. Seitenumbrüche nach Vorgabe werden durch eine schwarze Linie dargestellt.

Nun haben wir den Fall, dass der automatische Seitenumbruch an einer Stelle ungünstig ist. Der Text einer Position ist auf zwei Seiten aufgeteilt: auf einer Seite steht unten nur die erste Zeile, auf der Folgeseite steht der restliche Text. Wir möchten diese Position komplett auf die Folgeseite verschieben. Wir klicken nun im Positionsexplorer mit der rechten Maustaste auf diese Position und wählen im Kontextmenü Seitenumbruch > Seitenumbruch vorher. Vor dieser Position wird nun ein manueller Seitenumbruch eingefügt. Dieser wird im Positionsexplorer als rote Linie angezeigt.

Außerdem möchten wir nun noch bei Küche und Hauswirtschaftsraum ausnahmsweise von unserer Regel abweichen, dass ein Titel auf einer neuen Seite beginnen soll. Gründe dafür sind, dass beide thematisch und baulich zusammengehören und beide auch nur wenige Positionen haben, die zusammen auf eine Seite passen. Wir markieren daher den Titel für den Hauswirtschaftsraum und wählen diesmal im Kontextmenü Seitenumbruch > Kein Seitenumbruch. Der Seitenumbruch nach Vorgabe wird damit für diesen Einzelfall entfernt. Der Titel für den Hauswirtschaftsraum und die zugehörigen Positionen rutschen nun unter die Positionen der Küche.

Damit haben wir nun ein ordentliches und übersichtliches Angebot, das wir unserem Kunden zusenden können.

Jetzt sind Sie dran

Nun haben Sie gelernt, wie Sie mithilfe des Positionsexplorers und der Belegansicht Ihre Verkaufsbelege optisch ansprechend gestalten. Setzen Sie dies in die Praxis um und optimieren Sie Ihre Verkaufsbelege. Ihre übersichtlichen Verkaufbelege überzeugen sicherlich auch Ihre Kunden.

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