TAIFUN-Blog

Jul 2021

TAIFUN-Tipp: Synonyme verwenden

Synonyme in TAIFUN können Sie als Platzhalter verwenden, um Texte automatisch ersetzen zu lassen.

Synonyme in TAIFUN sind eine spezielle Art von Platzhaltern. Sie können an bestimmten Stellen im Programm verwendet werden, um automatisch Ersetzungen vorzunehmen. Synonyme können in TAIFUN Handwerk, TAIFUN openBusiness und TAIFUN Handel für die Volltextsuche, für Mengeneinheiten in Belegen sowie für Positionstexte in Verkaufsbelegen verwendet werden. In TAIFUN MailServer können mit Synonymen E⁠-⁠Mail-Adressen ersetzt werden.

Zeitsparend nach gleichbedeutenden Suchwörtern suchen

Als Handwerker hantieren wir oft mit vielen Artikeln von unterschiedlichen Großhändlern und Herstellern. Diese verwenden teilweise für gleichartige Artikel unterschiedliche Bezeichnungen. So wird z.⁠ ⁠B. ein Boiler teilweise auch Heißwasserbereiter genannt. Wenn wir nun mithilfe der Volltextsuche schnell nach einem solchen Artikel suchen möchten, geht das zwar mit dem ODER-Operator. Wenn wir öfter den gleichen Fall haben, lohnt es sich jedoch ein Synonym anzulegen. Hierzu wählen wir Konstanten > Synonyme > Volltextsuche. Mit der Schaltfläche Neu legen wir ein neues Synonym an. In das Feld Synonym tragen wir nun das Wort Boiler ein. Dieses Wort möchten wir später bei der Volltextsuche als Suchbegriff verwenden. In das Feld Original tragen wir das Wort Heißwasserbereiter ein.


Synonym für die Volltextsuche anlegen. Bei der Volltextsuche finden wir anschließend mit dem Suchwort Boiler sowohl Boiler als auch Heisswasserbereiter.

Wir speichern und schließen das Fenster. Nun führen wir in den Artikeln eine Volltextsuche nach Boiler durch. Es werden nun sowohl Artikel gefunden, die das Wort Boiler enthalten, als auch Artikel, die das Wort Heißwasserbereiter enthalten. Damit ersparen wir uns, jedes Mal beide Suchbegriffe einzugeben.

Mengeneinheiten in Belegen vereinheitlichen

Zu Artikeln gehören auch Mengeneinheiten wie Meter, Stück oder Kilogramm. Diese Einheiten werden in Artikeln in der Regel abgekürzt und auch hier gibt es bei manchen Einheiten je nach Großhändler unterschiedliche Abkürzungen. Nun sieht es aber auf einem Angebot nicht schön aus, wenn die Mengeneinheit Stück einmal als St., einmal als ST und einmal als Stck. abgekürzt wird. Gleichzeitig würde es einen enormen Aufwand bedeuten, die unterschiedlichen Mengeneinheiten der Artikel immer wieder manuell zu verbessern. Glücklicherweise hat TAIFUN eine Lösung dafür parat: Synonyme für Mengeneinheiten.

Wir öffnen unter Konstanten > Mengeneinheiten das Fenster Mengeneinheit. Wir wählen Suchen und anschließend Übersicht. Hier sehen wir, dass die gängigsten Mengeneinheiten bereits angelegt sind. Wir wählen aus der Liste nun Stück und bestätigen mit Ok. Anschließend wechseln wir zur Registerkarte Synonyme. Auch dort sind bereits einige Synonyme vorhanden. Wir möchten nun noch das Synonym St. hinzufügen. Dazu wählen wir die Schaltfläche Neu und tragen St. in das Feld Synonym ein.


Synonyme für eine Mengeneinheit anlegen. In Belegen werden alle hier angegebenen Einheiten durch die auf der Registerkarte Mengeneinheit angegebene Mengeneinheit ersetzt.

Anschließend speichern wir mit der Schaltfläche Speichern. Auch das Fenster Mengeneinheit speichern und schließen wir.

Wir erstellen nun ein Angebot und fügen als Position einen Artikel mit der Einheit ST, einen Artikel mit der Einheit Stck und einen Artikel mit der Einheit St. hinzu. In der Positionsliste sehen wir nun, dass die Einheit bei allen drei Artikeln Stück lautet. Wenn wir eine Position öffnen, steht dort die ursprüngliche Einheit. Die eingetragene Einheit bleibt also in den Daten bestehen, wird aber für Belege vereinheitlicht.

Positionstexte in Verkaufsbelegen automatisch anpassen

Speziell für Verkaufsbelege gibt es noch eine andere Art von Synonymen. Wir möchten bei einigen Angebotspositionen einen der Vermerke Liefern, Montieren oder Liefern und montieren ergänzen. Bei Rechnungen und Lieferscheinen möchten wir dann aber entsprechend Geliefert und Montiert schreiben, da die Leistung zu diesem Zeitpunkt ja bereits in der Vergangenheit liegt. Das müssen wir nicht manuell machen. Wir öffnen unter Konstanten > Synonyme > Verkaufsbelege das Fenster Synonyme für Verkaufsbelege. Auch hier wählen wir Suchen und anschließend Übersicht und sehen die bereits angelegten Synonyme, darunter auch Liefern, Montieren sowie Liefern und montieren. Wir öffnen das Synonym Liefern und montieren. Dort sehen wir, dass für Angebote und Aufträge ein anderer Text angegeben ist als für Rechnungen und Lieferscheine. Beiden Texten ist der Platzhalter $LM01$ zugewiesen, der im jeweiligen Beleg durch den entsprechenden Text ersetzt wird.


Synonym für Verkaufsbelege anlegen. Bei der Verwendung des Platzhalters $LM01$ in Positionstexten wird in Angeboten und Aufträgen der Text Liefern und montieren ausgegeben , in Lieferscheinen und Rechnungen der Text Geliefert und montiert.

Da die Synonyme, die wir benötigen, bereits wie gewünscht angelegt sind, gibt es an dieser Stelle nichts für uns zu tun, außer uns die Platzhalter $LF01$, $MT01$ und $LM01$ zu merken und diese bei Bedarf in Positionstexte einzufügen.

Und was ist, wenn wir auch diese Platzhalter nicht manuell in Positionstexte einfügen möchten, sondern wünschen, dass abhängig von der Beschaffenheit der Position automatisch die passenden Texte eingetragen werden? Auch dafür gibt es eine einfache Lösung. Wir öffnen unter Konstanten > Hauptkonstanten > Verkauf das Fenster Konstanten – Verkauf und gehen dort auf die Registerkarte Einstellungen. In der Gruppe Synonyme wählen wir nun einfach die Platzhalter aus, die bei Vorhandensein eines Verkaufspreises für Material, Lohn bzw. Material und Lohn automatisch in den Positionstext eingefügt werden. In unserem Fall wählen wir die bereits verwendeten $LF01$, $MT01$ und $LM01$.


Platzhalter für Synonyme automatisch verwenden. Wenn für Material, Lohn oder für beide ein Verkaufspreis vorhanden ist, wird der jeweilige Platzhalter in neue Positionen eingetragen.

Wir speichern mit der Schaltfläche Speichern. Die entsprechenden Platzhalter werden somit bei Verkaufsbelegen in alle neu eingefügten Positionen, auf welche die entsprechende Bedingung zutrifft, eingefügt.

E⁠-⁠Mail-Adresse ersetzen

Für die Nutzer von TAIFUN MailServer unter Ihnen: Auch hier gibt es Synonyme. Diese haben eine etwas andere Funktion. Sie werden dazu benutzt, bei der automatischen Zuordnung von E⁠-⁠Mails zu Adressen eine E⁠-⁠Mail-Adresse durch eine andere zu ersetzen.

Nehmen wir folgendes Beispiel: Bei einem unserer Lieferanten haben wir einige Ansprechpartner mit jeweils eigener E⁠-⁠Mail-Adresse hinterlegt, da wir je nach Situation mit unterschiedlichen Personen kommunizieren. Beispielsweise gibt es die E⁠-⁠Mail-Adressen ewagner@example.net und pmaucher@example.net. Nun firmiert sich der Lieferant um und ändert die Domain seiner E⁠-⁠Mail-Adressen, in unserem Beispiel zu example.com. Der lokale Part, d.⁠ ⁠h. der Teil vor dem At-Zeichen, bleibt aber für alle Ansprechpartner der gleiche wie bisher. Um nun nicht die E⁠-⁠Mail-Adressen aller Ansprechpartner manuell ändern zu müssen, können wir ein Synonym anlegen. Dazu wählen wir in TAIFUN MailServer Konstanten > Synonyme. Mit der Schaltfläche Neu legen wir ein neues Synonym an. Das Feld Original steht für die E⁠-⁠Mail-Adresse, die zur Zuordnung zukünftig durch das Synonym ersetzt werden soll. Das ist also die neue E⁠-⁠Mail-Adresse unseres Lieferanten. Wir müssen auch hier nicht die E⁠-⁠Mail-Adresse jedes Ansprechpartners einzeln eintragen, sondern können für den lokalen Part einen Platzhalter nutzen. Wir geben also *@example.com in das Feld Original ein. In das Feld Synonym tragen wir die E⁠-⁠Mail-Adresse ein, die in der Adresse, welcher wir die E⁠-⁠Mail zuordnen möchten, hinterlegt ist, also *@example.net.


Synonym für E⁠-⁠Mail-Adressen anlegen. Bei der Zuordnung von E⁠-⁠Mails zu Adressen werden E⁠-⁠Mail-Adressen mit der Domain example.com der Adresse mit der eingetragenen Domain example.net zugeordnet.

Mit der Schaltfläche Speichern speichern wir das Synonym. Nun werden alle E⁠-⁠Mail-Adressen, die von einer Adresse mit der Domain example.com eingehen – z.⁠ ⁠B. ewagner@example.com – dem jeweiligen Ansprechpartner mit der Domain example.net – z.⁠ ⁠B. ewagner@example.net – zugeordnet.

Wichtig: E⁠-⁠Mails, die mit der Domain example.net eingehen, werden nicht mehr berücksichtigt.

Jetzt sind Sie dran

Wie Sie sehen, können Sie mit Synonymen an verschiedenen Stellen in TAIFUN für Einheitlichkeit sorgen. Sie nutzen Synonyme bisher noch nicht? Dann prüfen Sie doch einmal, mit welchen Synonymen Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen können.

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