Legen Sie in TAIFUN Briefpapier an, um Ihre Geschäftsdokumente in Ihrem Unternehmensdesign zu verschicken.

In diesem Teil unserer Blogreihe „Tipps zu TAIFUN“ geht es um das Anlegen und Nutzen von Briefpapieren in TAIFUN. Diese Aufgabe erscheint auf den ersten Blick ein wenig knifflig, nach einem eigenen Versuch sollte das Ganze jedoch leichter fallen.

Was ist Briefpapier?

Was versteht man in TAIFUN überhaupt unter dem Begriff Briefpapier und wofür wird es genutzt? Gemeint ist damit das Layout eines Geschäftsdokuments, wie z.⁠ ⁠B. bei einem Angebot oder einer Rechnung. Meist ist im Kopfbereich des Dokuments das Logo der in Rechnung stellenden Firma abgebildet, im Fußbereich finden wir oft die Anschrift der Firma, die Bankverbindung zum Überweisen des Rechnungsbetrages und oft auch die Namen der Geschäftsleitung.

Briefpapiervorlage. Beispiel für ein mögliches Briefpapier.

Unser Ziel: Wir möchten für einen Kunden ein Angebot mit unserem Briefpapier erstellen.

Welche Eigenschaften sollte die Briefpapier-Datei haben?

Aufgepasst: Wir müssen darauf achten, ob unsere Datei PDF/A-konform ist. Im PDF-Betrachter Adobe Acrobat (DC Pro) können wir das prüfen. Dazu öffnen wir die PDF-Datei, die unser Briefpapier werden soll, mit Adobe Acrobat. Als nächstes klicken wir auf Werkzeuge und wählen das Symbol PDF-Standards aus. Dadurch öffnet sich rechts eine Spalte, wo wir Preflight auswählen. Hier müssen wir nur noch auf die Schaltfläche Prüfen ganz unten klicken. Dann wird uns angezeigt, ob die PDF-Datei PDF/A-konform ist.

Anmerkung: PDF/A ist ein Dateiformat, welches als internationaler ISO-Standard gilt und als Langzeitarchivierung digitaler Dokumente dient. Daher steht das A in PDF/A auch für Archivierung. Da sich jeder sicherlich schon einmal mit diesem Thema beschäftigt hat – eventuell auch im Zusammenhang mit der GoBD-Konformität – schauen wir uns die Vorteile einmal genauer an. In PDF/A-Dokumenten werden die benötigten Informationen, um ein Dokument zu lesen, die sogenannten Metadaten in dem Dokument eingebettet, sprich sie sind jederzeit abrufbar. Zusätzlich können dadurch eingebettete Schriften, Elemente u.⁠ ⁠v.⁠ ⁠m. unersetzlich und überall wiedergegeben werden, auch wenn diese Schriften usw. nicht installiert sind.

Damit die PDF-Datei, die unser Briefpapier enthält, in TAIFUN problemlos als Briefpapier verwendet werden kann, empfehlen wir folgende Eigenschaften:

• PDF/A-1
• Sofern möglich, PDF-Version 1.3
• Alle Farben im Dokument und in Grafiken im RGB- oder CMYK-Farbraum
• Alle Grafiken in PNG-8-Format

Wenn Sie durch einen Grafiker ein Briefpapier erstellen lassen, bitten Sie ihn am besten direkt, eine PDF-Datei mit diesen Eigenschaften mitzuliefern.

Briefpapier anlegen

Als Erstes legen wir nun in TAIFUN ein neues Briefpapier an. Dazu klicken wir im Menü auf System > Reports. Es öffnet sich das Fenster Report-Definition.

Wir wählen nun im Menü den Punkt Briefpapiere aus. Es öffnet sich das Fenster Briefpapier.

Briefpapier suchen.

Hier klicken wir auf die Schaltfläche Neu , oder drücken die Taste Einfg, um ein neues Briefpapier anzulegen.

Als Erstes benennen wir unser Briefpapier im Feld Name. In unserem Fall tragen wird dort MENDLER ein. In dem darunter liegenden Feld Bezeichnung geben wir noch an, dass es sich um das Briefpapier handelt, welches wir üblicherweise nutzen und tragen dort Standard Briefpapier ein. Im Feld Typ können wir nun zwischen drei Optionen entscheiden.

Wenn wir eine PDF/A-konforme PDF-Datei haben, ist auf alle Fälle die Einstellung PDF (eingebettet) zu empfehlen, denn diese Variante bettet die PDF direkt in die Datei ein. Dadurch bleiben die Text- und Schriftinformationen erhalten, die Datei wird so, wie gewollt, dargestellt und Verknüpfungen, wie Hyperlinks, E-Mail. o.⁠ ⁠Ä. funktionieren. Auch beispielsweise für den Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format ist diese Einstellung notwendig.

Nur wenn es nicht möglich ist, ein PDF/A-konformes Briefpapier zu erstellen, muss die Einstellung PDF (gedruckt) oder Druck-Anweisungen gewählt werden. Hierbei wird die PDF-Datei jedoch in ein Bild umgewandelt. Dadurch werden die erzeugten Dateien größer, Text wird ggf. unscharf, kann nicht mehr durchsucht oder kopiert werden und Links sind nicht mehr anklickbar.

Wir entscheiden uns also für PDF (eingebettet). Anstatt der Gruppe Druck-Anweisungen erscheint jetzt die Gruppe PDF mit dem Feld Datei. Dort müssen wir rechts auf die Schaltfläche Mehr klicken, wodurch sich unser Datei-Explorer öffnet. Hierüber können wir nun unser Briefpapier in Form einer PDF-Datei auswählen. Wir wählen nun die PDF-Datei, die unser Briefpapier enthält, aus. In unserem Beispiel hat die Datei den Namen BriefpapierMendler.pdf. Im Feld Mandant wählen wir den Mandanten aus, für den das Briefpapier gelten soll. Anschließend klicken wir auf Speichern und schließen das Fenster. Sollte unsere PDF-Datei nicht PDF/A-konform sein, erhalten wir eine entsprechende Fehlermeldung.

Briefpapier anlegen. Hier wird die PDF-Datei hinterlegt. Am besten wird die Datei im selben Verzeichnis wie das TAIFUN-Hauptprogramm abgelegt, dann entfällt die Angabe eines Pfades.

Makros definieren

Wir befinden uns nun wieder in dem darunterliegenden Fenster Report-Definition. Hier wählen wir jetzt im Menü Makros aus.

In dem geöffneten Fenster Report-Makro geben wir im Feld Name PAPER ein und klicken auf Suchen und anschließend auf Ändern . Im nun geöffneten Makro PAPER suchen wir in der Gruppe Definition die Zeile Paper STANDARD. Unter dieser Zeile geben wir in einer neuen Zeile den Befehl Paper<Name>,ptOriginal,PDF ein. Die Bezeichnung Paper kennzeichnet, dass es sich um einen Befehl handelt, welcher ein Briefpapier aufruft. Für <Name> müssen wir den Namen unseres zuvor erstellen Briefpapieres eintragen. Also schreiben wir nun Paper MENDLER,ptOriginal,PDF. Dieser Befehl bedeutet im Allgemeinen, dass das Briefpapier auf allen Seiten bei der Erstellung einer PDF verwendet wird. Anschließend klicken wir auf Speichern und schließen das Fenster wieder.

Report-Makro. Hier wird angegeben, welches Briefpapier in welchem Anwendungsfall verwendet wird.

Report

Nun befinden wir uns wieder im darunterliegenden Fenster Report Definition. Hier können wir einen beliebigen Report suchen oder auch einen neuen erstellen. Bei unserem Beispiel geben wir im Feld Name 31.01-ANGEBOT ein und drücken Enter. Damit befinden wir uns automatisch im Blättermodus und der Report 31.01-ANGEBOT wird angezeigt.

Hier sehen wir in der Gruppe Definition den Befehl Makro PAPER. Das bedeutet, dass das von uns eben bearbeitete Makro PAPER ausgeführt wird, wenn wir bei unserer Angebotserstellung den Report 31.01-ANGEBOT auswählen.

Report-Definition. Hier ist das Makro PAPER im Report hinterlegt.

Ausgabe mit Briefpapier

Anschließend schließen wir alle Fenster – falls noch nicht geschehen – sodass wir uns wieder auf unserer TAIFUN-Benutzeroberfläche befinden. Von dort aus wählen wir im Menü Verkauf > Angebote. Nun befinden wir uns im Fenster Angebot. Wir suchen im Feld Nummer ein beliebiges Angebot und klicken auf Enter. Jetzt wird uns das Angebot angezeigt und wir befinden uns im Blättermodus.

Zu druckendes Angebot. Ein einzelnes Angebot können wir nur im Bearbeitungsmodus drucken.

Wir müssen nochmal auf Enter klicken, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen und dann im Menü Drucken > Angebot auswählen.

Beleg drucken. Beim Drucken als PDF wird unser Briefpapier angewendet.

Wir befinden uns jetzt im Fenster Beleg drucken. Hier können wir uns entscheiden, wie unser Angebot ausgegeben werden soll. Für unser Beispiel wählen wir in der ersten Gruppe die Option PDF aus, indem wir den kleinen Kreis dahinter anklicken. In der darunterliegenden Gruppe Report suchen wir nun im Feld Name den Report 31.01-ANGEBOT. Wir können entweder das Feld anklicken und den Namen per Tastatur eingeben oder wir klicken den Pfeil rechts an, welcher uns eine Liste aller Reports anzeigt, woraus wir dann auswählen können. Anschließend bestätigen wir mit Ok . Hier wählen wir den Ort zum Speichern aus und bestätigen dann anschließend mit einem Klick auf das Feld Speichern . Nun können wir unsere gespeicherte PDF an dem angegebenen Ort öffnen. Damit haben wir ein Angebot mit unserem Briefpapier erstellt.

Gedrucktes Angebot mit Briefpapier im Hintergrund

Jetzt sind Sie dran

Wie Sie sehen, ist das mit dem Briefpapier eigentlich gar nicht so schwer. Es klappt vor allem immer besser, wenn man es selber einmal ausprobiert. Also, wenn Sie noch kein Briefpapier haben, dann ab geht‘s in das TAIFUN-Programm, um ein Briefpapier anzulegen!

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