TAIFUN-Tipp: Zusatzfelder anlegen

TAIFUN bietet eine Vielzahl an Datenfeldern, die speziell auf die Bedürfnisse der Handwerksbranche zugeschnitten sind. Es kann aber auch durchaus vorkommen, dass Sie in Ihrer Firma spezielle Daten erfassen möchten, die durch keines der Standardfelder von TAIFUN abgedeckt werden. TAIFUN hat auch für diesen Fall vorgesorgt. Für unstrukturierte interne Informationen können wir die Karteikarte nutzen, doch wenn wir immer wieder Informationen der gleichen Art erfassen, sollten wir dafür besser Zusatzfelder anlegen. Zusatzfelder sind benutzerdefinierte Datenfelder.

Anmerkung: Die Funktion der Zusatzfelder ist nur bei TAIFUN openBusiness standardmäßig enthalten. Bei TAIFUN Handwerk benötigen Sie das Zusatzmodul TAIFUN DialogManager.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie wir eigene Datenfelder anlegen. Nehmen wir dazu an, dass wir in unserer Firma spezielle Daten für Mitarbeiter erfassen möchten. So bekommen in unserer Beispielfirma die meisten Mitarbeiter Kleidung gestellt. Daher möchten wir zum einen zu jedem Mitarbeiter die grundsätzlichen Größen für Schuhe, Oberteile und Hosen notieren. Zum anderen möchten wir die Kleidung, die ein Mitarbeiter bekommen hat, erfassen. Hierbei sollte es auch möglich sein, für einen Mitarbeiter beispielsweise mehrere T-Shirts zu erfassen.

Einfache Zusatzfelder erstellen

Wir öffnen in TAIFUN unter System > Zusatzfelder das Fenster Zusatzfelder. In diesem Fenster wählen wir Neu. Da wir zusätzliche Datenfelder für das Fenster Mitarbeiter anlegen möchten, wählen wir in der Abfrage Mitarbeiter. Wir bestätigen die Auswahl mit Ok. Die anschließende Abfrage, ob eine Tabelle angelegt werden soll, bestätigen wir ebenfalls mit Ja.

In unserer ersten Datenbanktabelle sollen die Kleidergrößen erfasst werden. Daher tragen wir in die Beschreibung Mitarbeiter-Zusatzfelder Kleidergröße ein. Der Inhalt des Felds Bezeichnung ist der Text, der später auf der Registerkarte steht. Wir tragen hier Kleidergrößen ein. Wir möchten für jeden Mitarbeiter jeweils nur eine Schuhgröße, eine Oberteilgröße und eine Hosengröße erfassen. Daher wählen wir im Feld Relation 1:1 Relation. Damit haben wir für Mitarbeiter nun eine neue Datenbanktabelle angelegt, in der wir unsere Zusatzfelder anlegen können.

Wir klicken nun in die Listenansicht in der Gruppe Felder. Mit der Schaltfläche Neu legen wir unser erstes Feld an. Wir möchten zuerst die Schuhgröße anlegen. Da wir hier auch halbe Werte ermöglichen möchten, wie z.⁠ ⁠B. 39,5, wählen wir im Feld Datentyp Single (Fließkommazahl: 7 Stellen genau). Als Eingabefilter wählen wir Festkommazahl, positiv. Was wir im Feld Länge eintragen, ist in diesem Fall unerheblich, da Felder vom Datentyp Fließkommazahl immer eine feste Breite erhalten. Bei Dezimalstellen tragen wir 1 ein. Der eingegebene Wert wird damit beim Speichern auf eine Nachkommastelle gerundet.

Dem Feld geben wir nun den Namen groesseSchuh. Dieser Name wird nur intern verwendet. Bei Bezeichnung tragen wir Schuhgröße ein. Dies wird später die Beschriftung des Felds. Bei Beschreibung können wir eine etwas längere Beschriftung angeben. Dieser Text erscheint später in der unteren Fensterleiste und als Tooltip. Die restlichen Felder belassen wir bei den Standardwerten. Wir speichern mit der Schaltfläche Speichern.

Datenfeld anlegen. Hier legen wir die Eigenschaften des Datenfelds fest.

Auf entsprechende Weise legen wir nun jeweils die Größe für Oberteile und für Hosen an. Wir gehen in unserem Beispiel davon aus, dass unser Kleidungslieferant die Größen für Oberteile in Buchstaben angibt (von XS bis XXL). Daher wählen wir hier als Datentyp String (Zeichenkette), als Eingabefilter Großbuchstaben und als Länge 3. Für die Hosengrößen verwendet unser Lieferant Zahlen (deutsche Konfektionsgrößen). Hier wählen wir also als Datentyp Byte (Ganzzahl: 0..255), als Eingabefilter Ganzzahl, positiv und als Länge 2. Wir wählen die Schaltfläche Speichern und sind damit fertig mit unserer ersten Zusatztabelle.

Tabelle mit einfachen Zusatzfeldern. Diese Zusatzfelder können pro Mitarbeiter nur einmal verwendet werden.

Mehrfach verwendbare Zusatzfelder erstellen

Wir legen nun mit der Schaltfläche Neu unsere zweite Datenbanktabelle für die ausgegebenen Kleidungsstücke an. In der Auswahl wählen wir wieder Mitarbeiter. Wie beim letzten Mal vergeben wir eine Beschreibung und eine Bezeichnung. Diesmal möchten wir allerdings die Möglichkeit haben, später beliebig viele Datensätze mit den angelegten Datenfeldern zu erstellen. Daher wählen wir im Feld Relation 1:n Relation.

Das Anlegen der Felder folgt demselben Prinzip wie in der ersten Datenbanktabelle. Wir klicken wieder in der Gruppe Felder in die Listenansicht und wählen Neu. Wir möchten zuerst ein Feld für das Ausgabedatum der Kleidung anlegen. Hierfür wählen wir den Datentyp Date (Datum). Wir vergeben wieder Name, Bezeichnung und Beschreibung. Die restlichen Felder belassen wir bei ihren Standardwerten. Als nächstes legen wir ein Feld für die Art des Kleidungsstücks an. Hier wählen wir als Datentyp wieder String (Zeichenkette). Als Eingabefilter wählen wir Benutzerdefiniert. Hier soll später unbedingt ein Wert eingetragen werden. Daher stellen wir im Feld Eingabe erzwingen Ja ein. In unserer Beispielfirma gibt es eine feste Auswahl an Kleidungsstücken, die ausgegeben werden. Dies sind T-Shirts, Westen, Hosen und Sicherheitsschuhe. Wir gehen daher auf die Registerkarte Auswahl und tragen dort diese Werte ein. Zwischen den einzelnen Werten fügen wir einen Zeilenumbruch ein. Wir speichern nun auch dieses Datenfeld und legen anschließend unser letztes Datenfeld an.

Wir möchten noch erfassen können, ob das Kleidungsstück kostenlos an den Mitarbeiter ausgegeben wurde. Dazu wählen wir als Datentyp Boolean (Ja/Nein). Wir vergeben wieder Name, Bezeichnung und Beschreibung. Da die meisten Kleidungstücke kostenlos ausgegeben werden, tragen wir im Feld Vorgabewert Ja ein. Ansonsten übernehmen wir die vorgeschlagenen Werte und speichern das Datenfeld. Im Anschluss speichern und schließen wir das Fenster Zusatzfelder.

Tabelle mit mehrfach verwendbaren Zusatzfeldern. Diese Zusatzfelder können pro Mitarbeiter beliebig oft verwendet werden.

Zusatzfelder befüllen

Nun öffnen wir das Fenster Mitarbeiter unter Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiter pflegen. Hier sehen wir bereits, dass die beiden neuen Registerkarten Kleidergrößen und Ausgegebene Kleidung hinzugekommen sind. Wir können nun einen Mitarbeiter zur Bearbeitung öffnen. Auf der Registerkarte Kleidergrößen sehen wir drei Felder. Hier können wir entsprechend unserer Vorgaben Werte eintragen. Wenn wir beispielsweise in das Feld Oberteilgröße einen Buchstaben eintragen, wird dieser automatisch zu einem Großbuchstaben.

Einfache Zusatzfelder befüllen. Hier können wir in die Zusatzfelder im Mitarbeiter Werte eintragen.

Gehen wir nun auf die Registerkarte Ausgegebene Kleidung. Hier sehen wir eine Listenansicht. Wir wählen die Schaltfläche Neu. Nun sehen wir auch hier unsere Felder. Wir tragen Werte ein und wählen Speichern. Da wir das Feld Kleidungsstück als Pflichtfeld angegeben haben, können wir den Datensatz nur speichern, wenn wir dieses Feld ausgefüllt haben. Wir können nun beliebig viele weitere Kleidungsdatensätze anlegen.

Mehrfach verwendbare Zusatzfelder befüllen. Mehrfach verwendbare Zusatzfelder werden als Listenansicht angezeigt.

Jetzt sind Sie dran

Wie Sie sehen, ist das Anlegen von Zusatzfeldern gar nicht so schwer. Zusatzfelder können Ihnen die Arbeit erleichtern und bringen mehr Systematik in Ihre Daten als das Erfassen in der Karteikarte. Allerdings können Zusatzfelder auch einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich bringen. Verwenden Sie sie daher nur, wenn es wirklich sinnvoll ist und bevorzugen Sie, wo möglich, die Adresseigenschaften.

Sie möchten diesen Artikel als PDF downloaden?
Dann klicken Sie bitte hier.