TAIFUN-Blog

Oktober 2021

TAIFUN-Tipp: Adressen verknüpfen

Verknüpfen Sie Adressen, um verwandte Adressen leichter zu finden. Beim Anlegen von Verkaufsbelegen werden verknüpfte Adressen automatisch zugeordnet.

Adressen in TAIFUN sind die Basis für viele weitere Funktionen wie Belege, Artikelkataloge oder Projekte. Die meisten Adressen existieren völlig unabhängig voneinander. Es gibt jedoch auch Adressen, zwischen welchen ein Zusammenhang besteht. Beispielsweise kann eine Adresse der Mieter einer Wohnung sein und eine andere Adresse der Eigentümer derselben. In TAIFUN können wir das abbilden, indem wir diese Adressen verknüpfen.

Verknüpfungstypen bearbeiten

Um abzubilden, wie die Adressen zusammenhängen, gibt es verschiedene Verknüpfungstypen. Einige häufig verwendete Verknüpfungstypen sind in TAIFUN bereits vordefiniert. Wir können aber auch eigene Verknüpfungstypen anlegen.

Wir nehmen an, dass wir immer wieder Aufträge für eine Wohnungsgesellschaft ausführen. Diese Wohnungsgesellschaft unterhält zwei Liegenschaften. Diese enthalten jeweils drei Wohnblöcke, in welchen sich wiederum einige Wohnungen befinden.

Wir rufen unter Konstanten > Hauptkonstanten > Adressen die Registerkarte Verknüpfungen auf. Dort sehen wir die vorhandenen Verknüpfungstypen. Bereits vordefiniert sind:

  • Standort
  • Objekt
  • Eigentümer
  • Hausmeister
  • Hausverwalter
  • Schornsteinfeger

Wenn wir nur mit diesen Verknüpfungstypen arbeiten möchten, müssen wir in den Konstanten an dieser Stelle gar nichts tun und können direkt in der Adresse Verknüpfungen anlegen. Die Wohnungsgesellschaft, für die wir Aufträge durchführen, hat allerdings auch einen Gärtner, der sich um die Grünanlagen rund um die Wohnblöcke kümmert. Diesen müssen wir hin und wieder kontaktieren, um Arbeiten im Außenbereich abzustimmen. Wir möchten daher einen neuen Verknüpfungstyp Gärtner anlegen. Dazu wählen wir die Schaltfläche Neu. Im Fenster Adressen – Verknüpfung – Typ anlegen tragen wir nun in das Feld Name Gärtner ein. Im Feld Farbe vergeben wir noch eine Farbe für das Symbol dieses Verknüpfungstyps. Wir wählen Grün. In das Feld Kartei können wir eine Beschreibung zum Verknüpfungstyp eintragen, z.⁠ ⁠B. Zuständig für die Grünanlagen. Wir speichern den Verknüpfungstyp mit der Schaltfläche Speichern. Unser neu angelegter Verknüpfungstyp wird nun angezeigt. Wir speichern auch das Fenster Konstanten – Adressen.


Verknüpfungstypen. Benutzerdefinierte Verknüpfungstypen werden in schwarzer Schrift angezeigt, während die vordefinierten Verknüpfungstypen grau sind.

Verknüpfungen anlegen

Wir öffnen die Adresse unserer Wohnungsgesellschaft – in unserem Fall WHG HARTMANN – zur Bearbeitung und wechseln dort zur Registerkarte Verknüpfungen. Wir möchten zunächst die Liegenschaften auf oberster Ebene anlegen. Wir klicken einmal in die freie Fläche in der Gruppe Verknüpfungen und wählen dann die Schaltfläche Neu. Im Feld Typ wählen wir den Verknüpfungstyp Standort. Im Feld Adresse klicken wir auf die Schaltfläche Mehr und suchen die passende Adresse heraus. In unserem Fall ist das die Liegenschaft Kramerstraße mit dem Matchcode LG KRAMERSTR. Die Felder in der Gruppe Einstellungen lassen wir leer. Wir speichern die Verknüpfung. In der Adresse der Wohnungsgesellschaft Hartmann sehen wir nun die Überschrift Eigene Verknüpfungen und darunter den eben angelegten Standort.


Eigene Verknüpfungen. Mit der Schaltfläche Öffnen (Taste Eingabe) oder einem Doppelklick können wir direkt zu einer verknüpften Adresse springen.

Mit einem Doppelklick öffnen wir diesen Standort. Hier sehen wir, dass das Feld Verknüpft automatisch auf Ja gestellt wurde, um anzuzeigen, dass diese Adresse in einer anderen Adresse verknüpft ist. Auf der Registerkarte Verknüpfungen sehen wir den gleichen Verknüpfungsbaum wie in der Adresse der Wohnungsgesellschaft, jedoch ausgegraut. Wir können diesen Verknüpfungsbaum zur Ansicht und zum Springen zu einer Adresse nutzen, aber er kann nur in der Ausgangsadresse bearbeitet werden.

Wir schließen nun diese Adresse und sind damit zurück in der Adresse der Wohnungsgesellschaft. Wir markieren die Überschrift Eigene Verknüpfungen und legen einen weiteren Standort für die Liegenschaft Luisenstraße an.

Jede Liegenschaft der Wohnungsgesellschaft besteht aus drei Wohnblöcken. Diese ordnen wir nun zu. Dazu markieren wir einen der bereits angelegten Standorte, wählen die Schaltfläche Neu und legen wieder eine Verknüpfung an. Auch hier wählen wir den Typ Standort.

Ebenso verfahren wir mit den weiteren Wohnblöcken. Als nächstes möchten wir die Mieter den einzelnen Wohnblöcken zuordnen. Es ist nicht nötig, sämtliche Mieter der Wohnblöcke als Adressen anzulegen und zu verknüpfen. Wir verknüpfen einfach die Mieter, die bereits als Adressen vorhanden sind, und ergänzen weitere später bei Bedarf. Um einen Mieter zuzuordnen, markieren wir einen Wohnblock und klicken wieder auf die Schaltfläche Neu. Als Typ wählen wir diesmal Objekt. Im Feld Zustellanweisung (c/o) wählen wir <Name>. Dies hat zur Auswirkung, dass in einem Beleg der Name dieses Mieters über der Adresse der Wohnungsgesellschaft gedruckt wird. In das Feld Wohnung tragen wir die Nummer der Wohnung dieses Mieters ein, z.⁠ ⁠B. 107. Im Feld Lage können wir angeben, wo sich die Wohnung befindet, z.⁠ ⁠B. 1. OG, links.


Verknüpfung anlegen. Bei Standorten und Objekten können wir Einstellungen für die Zustellanweisung und Details zur Lage eintragen.

Nun legen wir noch die Adresse mit dem Matchcode Hermann Hartmann als Eigentümer an. Diese Verknüpfung ordnen wir direkt unter der obersten Hierarchieebene ein. Ebenso verfahren wir mit dem Gärtner und dem Hausverwalter. Bei den Hausmeistern ist es so, dass jede Liegenschaft jeweils einen eigenen Hausmeister hat. Daher legen wir die Verknüpfungen für die Hausmeister hierarchisch unter der jeweiligen Liegenschaft an.

Verknüpfungen verwalten

Wir möchten nun die Ansicht noch etwas optimieren, um sie für uns übersichtlicher zu gestalten. Per Drag-and-drop können wir die Anordnung und auch die hierarchische Struktur verändern.

Einschränkung: Unter voreingestellte Verknüpfungstypen wie Hausmeister, Hausverwalter etc. können keine weiteren Verknüpfungen eingeordnet werden, da dies nicht sinnvoll wäre. Unter ein Objekt können wir kein weiteres Objekt oder einen weiteren Standort einordnen. Standorte können wir jedoch beliebig verschachteln.

Wir möchten den Eigentümer, den Hausverwalter und den Gärtner ganz nach oben setzen. Wir packen diese dazu jeweils mit der Maus und ziehen sie per Drag-and-drop unter Eigene Verknüpfungen. Es erscheint eine hellblaue Linie, die uns anzeigt, wo die Verknüpfung platziert wird, wenn wir die Maustaste loslassen.

Standardmäßig werden im Verknüpfungsbaum die Bezeichnung des Verknüpfungstyps, der Matchcode und, sofern vorhanden, Wohnung und Lage angezeigt. Wir möchten alle Informationen auf einen Blick sehen. Daher aktivieren wir im Kontextmenü (rechte Maustaste) des Verknüpfungsbaums Namen anzeigen und Anschrift anzeigen.


Verknüpfungsbaum. Die einzelnen Hierarchieebenen können zur besseren Übersicht auf- und zugeklappt werden.

Adressen im Verkaufsbeleg zuordnen

Gehen wir nun davon aus, dass wir Arbeiten in einer Wohnung dieser Wohnungsgesellschaft durchführen sollen. Wir möchten dafür ein Angebot erstellen. Wir können direkt in der noch geöffneten Adresse der Wohnungsgesellschaft den Mieter markieren, dessen Wohnung betroffen ist. Dann wählen wir im Kontextmenü Angebot erstellen. Es erscheint eine Abfrage, die wir mit Ja bestätigen. Das Angebot wird direkt in der Positionsübersicht geöffnet. Wir interessieren uns aber in diesem Fall zunächst für die Kopfdaten. Daher wählen wir Optionen > Kopfdaten. Hier sehen wir, dass die Adressen für Kunde, Standort und Objekt anhand der Verknüpfungen ermittelt und eingetragen wurden. Unter Optionen > EinstellungenAnschriften wurde auch der Eigentümer/Leistungsempfänger eingetragen.


Kopfdaten des Angebots. Die zugeordneten Adressen wurden automatisch aus dem Verknüpfungsbaum gezogen.

Nehmen wir an, dass wir aus Versehen den falschen Mieter ausgewählt haben und diesen nun noch ändern möchten. Hierfür müssen wir kein neues Angebot erstellen. Wir wechseln in den Kopfdaten einfach zum Reiter Objekt und wählen im Feld Matchcode die Schaltfläche Mehr. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem wir wieder unseren Verknüpfungsbaum sehen. Hier wählen wir nun einfach den gewünschten Mieter und bestätigen mit Ok.

Anmerkung: Wenn bei Ihnen nicht der Verknüpfungsbaum, sondern das Fenster Adresse zur Suche nach einer beliebigen Adresse geöffnet wird, dann ist unter Konstanten > Hauptkonstanten > VerkaufEinstellungen im Feld Standort-/Objekt-Auswahl Alle Adressen eingestellt. Wenn wir diese Einstellung auf Verknüpfungen stellen, können die Adressen für Standort, Objekt und Eigentümer/Leistungsempfänger nur aus dem Verknüpfungsbaum der als Kunde eingetragenen Adresse gewählt werden.

Mit der Schaltfläche Speichern schließen wir das Fenster Kopfdaten und sind damit zurück in der Positionsübersicht. Auf der Registerkarte Belegansicht sehen wir uns das Angebot an. In der Empfängeradresse steht in der ersten Zeile der gewählte Mieter. Dann folgen das Kürzel c/o und die Adresse der Wohnungsgesellschaft. Wenn wir das Angebot später per Post verschicken, bedeutet dies, dass es an die Wohnungsgesellschaft zugestellt wird, aber den angegebenen Mieter betrifft. Die Wohnungsgesellschaft wird das Angebot ggf. an den Mieter weiterleiten.

Unter der Betreffzeile stehen Standort, Objekt und Leistungsempfänger. Der Leistungsempfänger ist der Eigentümer, sofern wir bei den Anschriften keinen abweichenden Leistungsempfänger ausgewählt haben.

Jetzt sind Sie dran

Wenn Sie von nun an eine Adresse verwenden, bearbeiten oder neu anlegen, überlegen Sie doch einmal, ob diese Adresse zu anderen Ihrer Adressen in einer Verbindung steht. Trifft dies zu, dann legen Sie entsprechende Verknüpfungen an und profitieren in Zukunft von der besseren Übersichtlichkeit und den automatisch ermittelten Zuordnungen in Belegen.

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