TAIFUN-Tipp: EPC-QR-Code

GiroCode auf Rechnungen drucken.

Lassen Sie einen GiroCode (EPC-QR-Code) auf Ihre Rechnungen drucken, damit Ihre Kunden die Zahlungsdaten mit einer Online-Banking-App einscannen können.

Während sich im Geschäftskundenbereich immer mehr elektronische Rechnungsformate durchsetzen, werden Rechnungen an Privatkunden nach wie vor häufig in Papierform versendet. Der EPC-QR-Code – besser bekannt als GiroCode – ist ein vom Europäischen Zahlungsverkehrsausschuss standardisierter QR-Code, in dem Zahlungsdaten gespeichert werden. Dieser QR-Code wird üblicherweise auf Rechnungen gedruckt und kann vom Rechnungsempfänger eingescannt werden. Die meisten Online-Banking-Apps sind in der Lage, GiroCodes zu lesen und daraus eine Überweisung zu generieren. Weder Ihnen noch Ihren Kunden entstehen dabei zusätzliche Kosten.

Wozu dient der GiroCode?

Ohne GiroCode müssen Ihre Kunden die Bankdaten wie IBAN und Empfänger sowie Rechnungsbetrag von der Rechnung abschreiben und manuell in ihr Online-Banking-Programm eingeben. Dies ist einerseits lästig, weswegen einige Kunden das Bezahlen der Rechnung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, andererseits fehleranfällig. Im schlimmsten Fall kann ein Tippfehler dazu führen, dass das Geld auf dem falschen Konto landet. Manche Online-Banking-Apps bieten inzwischen die Möglichkeit, die Zahlungsdaten beim Abfotografieren der Rechnung durch Texterkennung einzulesen, aber auch dabei kann es vorkommen, dass Zeichen nicht richtig erkannt werden. Mit dem GiroCode auf der Rechnung haben es Ihre Kunden viel einfacher. Sie scannen den QR-Code ein und müssen dann nur noch die generierte Überweisung bestätigen. Sie werden in einigen Fällen früher Ihr Geld erhalten und gewinnen zufriedenere Kunden.

Bankverbindung in den Mandanten eintragen

Das klingt großartig, aber wie bekommen wir den GiroCode auf unsere Rechnungen? Die Voraussetzung dafür, dass ein GiroCode überhaupt generiert werden kann, ist, dass unsere Bankverbindung im Mandanten eingetragen ist.

Um auf dem aktuellen Stand zu sein, aktualisieren wir als erstes das Bankenverzeichnis. Dazu wählen wir Konstanten > Banken > Bankenverzeichnis aktualisieren. Die Abfrage, ob veraltete Bankdaten gelöscht werden sollen, bestätigen wir mit Ja.

Nach der Aktualisierung des Bankenverzeichnisses hinterlegen wir unsere Bankdaten im Mandanten. Dazu öffnen wir unter Mandanten > Pflegen das Fenster Mandant. Dort suchen wir unseren Mandanten und wählen das Menü Banken. Dadurch öffnet sich das Fenster Bankverbindungen. Um eine Bankverbindung anzulegen, wählen wir Neu. Im Fenster Bankverbindung tragen wir nun die Bankdaten ein. BIC, Bank und Bankleitzahl werden dank Bankenverzeichnis automatisch ausgefüllt, wenn wir eine IBAN eintragen. Danach schließen wir das Fenster mit der Schaltfläche Speichern und das Fenster Bankverbindungen mit der Schaltfläche Abbruch. Auch das Fenster Mandant können wir nun schließen.

Bank in Zahlungsbedingung hinterlegen

Als nächstes müssen wir die Bankverbindung, die wir eben im Mandanten eingetragen haben, in einer Zahlungsbedingung hinterlegen.

Wir öffnen dazu unter Konstanten > Zahlungsbedingungen das Fenster Zahlungsbedingung. Für unser Beispiel legen wir mit der Schaltfläche Neu eine neue Zahlungsbedingung an. Als Beschreibung nehmen wir Privatkunden. Wir möchten ein Zahlungsziel innerhalb von 30 Tagen vereinbaren und geben daher im Feld Fristangabe Tage ein und im Feld Zahlungsziel 30. Die restlichen Felder der Gruppe Zahlungsbedingung belassen wir bei den Standardangaben. In der Gruppe Zahlungsempfänger wählen wir nun im Feld Bank die Bank, die wir im Mandanten angelegt haben. Bei den Gruppen Angebot / Auftrag / Bestellung und Rechnung tragen wir einen Text ein, der den Kunden über die Zahlungsbedingung informiert: Fällig ab Erhalt der Rechnung. Zahlbar innerhalb von #ZT Tagen. Der Platzhalter #ZT wird beim Drucken durch den im Feld Zahlungsziel angegebenen Wert ersetzt.

Zahlungsbedingung. Eine Bankverbindung in der Zahlungsbedingung ist Voraussetzung dafür, dass ein GiroCode erstellt werden kann.

Wir speichern mit der Schaltfläche Speichern und schließen das Fenster. Wir können natürlich auch in weitere, vorhandene Zahlungsbedingungen die Bank einfügen, damit auf Rechnungen mit dieser Zahlungsbedingung der GiroCode ebenfalls gedruckt werden kann.

GiroCode aktivieren

Die vorherigen Schritte dienten zur Vorbereitung. Damit der GiroCode nun wirklich auf Rechnungen gedruckt wird, müssen wir dies in den Konstanten aktivieren.

Wir öffnen unter Konstanten > Hauptkonstanten > Verkauf die Registerkarte Drucken. Dort finden wir in der Gruppe Rechnungen das Feld GiroCode drucken. Wir setzen die Einstellung auf Ja.

Drucken des GiroCodes aktivieren. Wenn das Drucken des GiroCodes hier aktiviert ist, wird der GiroCode auf alle Rechnungen gedruckt, bei welchen eine Bank in der Zahlungsbedingung eingetragen ist.

Danach schließen wir auch dieses Fenster mit der Schaltfläche Speichern. Damit ist das Drucken des GiroCodes auf Rechnungen aktiviert.

Rechnung mit GiroCode drucken

Nun gehen wir davon aus, dass wir für einen Privatkunden in einem Zimmer seines Hauses neue Fliesen verlegt haben. Hierfür möchten wir ihm eine Rechnung mit GiroCode stellen. Wir öffnen die Adresse des Kunden und ordnen auf der Registerkarte Kunde in der Gruppe Zahlungsbedingungen im Feld Verkauf die Zahlungsbedingung für Privatkunden zu – in unserem Fall die Zahlungsbedingung Nummer 4. Wir speichern und erstellen nun für diesen Kunden eine Rechnung. Dies können wir entweder direkt über Verkauf > Rechnungen tun oder aus einem Angebot, Auftrag oder Lieferschein heraus.

Anschließend wählen wir Drucken > Rechnung. Im Fenster Beleg drucken wählen wir als Ausgabe PDF und bestätigen mit Ok. Anschließend wählen wir den Speicherort und wählen Speichern. Am Ende der Rechnung steht der GiroCode zusammen mit einer kurzen Erklärung. Diese Rechnung schicken wir nun an unseren Kunden.

Rechnung mit GiroCode. Der GiroCode steht zusammen mit einer Erklärung für den Kunden am Ende der Rechnung.

GiroCode anwenden

Unser Kunde, der die Rechnung erhält, hat nun selbstverständlich nach wie vor die Möglichkeit, die Rechnungsdaten per Hand einzugeben. Aber mit dem GiroCode kann er sich die Überweisung nun auch vereinfachen. Der Kunde öffnet auf einem Smartphone oder Tablet seine Online-Banking-App und wählt dort die Funktion zum Einscannen des GiroCodes. Mit der Kamera scannt er den GiroCode ein. Die Zahlungsdaten werden dann automatisch in die Online-Banking-App eingelesen und in ein Überweisungsformular übertragen. Anschließend kann der Kunde die Überweisung wie gewohnt freigeben. Die genaue Vorgehensweise kann je nach verwendeter Online-Banking-App variieren, das Grundprinzip bleibt jedoch dasselbe. Sogar manche Bankautomaten bieten die Funktion, GiroCodes einzulesen.

Jetzt sind Sie dran

Rechnungen auf GiroCodes drucken zu lassen, ist für Sie nur ein sehr geringer, einmaliger Aufwand. Für Ihre Kunden kann es jedoch eine erhebliche Erleichterung bedeuten. Richten Sie die Funktion ein und machen Sie damit Ihre Rechnungen ein Stück moderner. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

Sie möchten diesen Artikel als PDF downloaden?
Dann klicken Sie bitte hier.