Kennen Sie das: Die Papierdokumente häufen sich auf Ihrem Schreibtisch? Es liegt auf der Hand, dass papierbasierte Prozesse immer komplexer werden und Zeit in Anspruch nehmen, ganz zu schweigen von der schnell entstehenden Unübersichtlichkeit. Wir befinden uns im digitalen Zeitalter und jeder noch so mögliche Prozess wird weitestgehend digitalisiert. Dazu gehört auch der Wunsch nach einem papierlosen Büro: Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Dokumente archiviert werden.
Das Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) ist ein EDV-System, das zur Aufzeichnung, Verwaltung, Speicherung und Wiedergabe aller Dateien und Dokumente, wie z. B. E-Mails, Rechnungen, Webseiten u.v.m. dient. Es schafft Ihnen Abhilfe in täglichen Geschäftsabläufen mit Papier und steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Nach Studien der Bitkom haben schon 47% der mittelständischen Unternehmen ein DMS im Einsatz. Die Nachfrage nach einer DMS Software steigt.
Ein DMS-System bietet Ihnen die papierlose Alternative zu den immer wiederkehrenden Dokumenten und Geschäftsprozessen im Büro. Elektronische Dokumente werden von einer Dokumentenmanagementsoftware erfasst, Papierdokumente gelangen über den Dokumentenscanner ins System. Dabei ist immer eine Verfahrensdokumentation notwendig. Ein DMS-System unterstützt dabei eine Vielzahl an Dateitypen: Von Bildern und Scans bis hin zu PDFs und Word-Dokumenten.
Alle eingehenden Dokumente werden in einem zentralen Netzwerk gespeichert und sind somit für alle befugten Personen schnell auffindbar. Sie sparen dadurch bedeutend viel Zeit und die Arbeit wird durchaus flexibler. Auch lässt sich der Zugang zu geschäftsrelevanten Dokumenten in einem DMS einschränken: So können Sie jedem Mitarbeiter ein Zugangsrecht zuweisen, um zu verhindern, dass Unbefugte an Personaldaten gelangen und diese einsehen können.
Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. Mit einer automatisierten Texterkennung, einer integrierten Volltextsuche und der individuellen Verschlagwortung, ist es dem DMS und Ihnen möglich hinterher alle archivierten Dokumente jederzeit wiederzufinden. Dieser Vorgang spart Ihnen und den Anwendern enorm viel Zeit, da es nur wenige Sekunden dauert – im Gegensatz zur händischen und mühsamen Suche von Papierdokumenten und Akten. Dadurch wird die Produktivität im gesamten Betrieb gesteigert.
Durch die täglich großen Datenmengen ermöglicht Ihnen ein DMS auch eine Massenverarbeitung. Um das Erfassen und Auslesen der Dokumente zu beschleunigen, können Sie Barcodes auf der ersten Seite eines Dokuments platzieren. Der Scanner erkennt die Grenzen der Dokumente. Anschließend trennt, sortiert und verschlagwortet er diese dann automatisch. Dies bringt Sie einen großen Schritt in der digitalen Welt voran.
Mithilfe eines DMS lassen sich Dateien und Dokumente nicht nur elektronisch erfassen und verteilen, sondern auch bearbeiten und archivieren. Beim Erfassen der Dokumente durch ein DMS werden diese revisionssicher archiviert. Das bedeutet für Sie folgendes:
Die auf diese Art und Weise gespeicherten Dokumente – wenn diese mit dem Original übereinstimmen – haben vor den Finanzbehörden exakt denselben Status wie Papierdokumente, die Sie für eine eventuelle Betriebsprüfung demnach nicht mehr aufbewahren müssen. Allerdings sollten Sie unterschriebene Dokumente, wie Verträge, auch weiterhin im Original aufbewahren, da sie für etwaige Rechtsstreitigkeiten als Nachweis dienen können.
Des Weiteren können Sie jedem Dokument im Dokumentenmanagementsystem eine Aufbewahrungsfrist zuordnen, was die alljährliche Aussortierung von Dokumenten und Akten erleichtert. Hierbei sollten Sie unbedingt die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung beachten!
Das Bearbeiten der Originaldateien bleibt zwar möglich, allerdings wird die Originaldatei keinesfalls überschrieben, sondern eine bearbeitete, zweite Datei abgelegt. Zusätzlich können Sie einsehen, wer Änderungen an dem Dokument vorgenommen hat.
Dies gilt auch beim Löschen eines Dokuments: Hier wird ebenso der Bearbeiter notiert, zudem muss dieser immer einen Grund angeben, warum die Datei gelöscht werden soll. Diese Information ist anschließend auch vom Steuerprüfer einsehbar. Dies soll vor allem vor Dokumentenmissbrauch schützen.
Immer mehr Betriebsprüfer stehen unangekündigt vor der Tür, verlangen Einsicht in Ihre Geschäftsdokumente und Verfahrensdokumentation, um Ihr Unternehmen nach den entsprechenden GoBD-Richtlinien zu prüfen. Jeder ist selbst dafür zuständig, seine Dokumente rechts- und revisionssicher zu archivieren, der Steuerberater hat hier nicht die Verantwortung. Die Haftung liegt immer beim Unternehmen selbst.
Viele haben Angst sich von ihrer gewohnten Struktur zu trennen, denn oft steht damit auch eine große Zeitinvestition in Verbindung. Doch die Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem ist so einfach, wie es Ihnen anschließend an Zeit einspart! Sie sollten lediglich bei Bedarf Zeit einplanen, wenn Sie ihre bisherigen Papierdokumente im DMS erfassen wollen. Zusätzlich stehen Ihnen Updates des Herstellers zur Verfügung oder die Hilfe des zuständigen Supports.
Wie Sie sehen, ist ein Dokumentenmanagementsystem für jedermanns Unternehmen eine klasse ökonomische Lösung für einen sicheren und strukturierten Arbeitsplatz – vom kleinen 1-Mann-Betrieb bis hin zum großen Unternehmen.
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