TAIFUN-Blog

Sep 2020

Neue Gesetzeslage für den Versand & Empfang von Rechnungen

Unternehmen aufgepasst:

Schon 2017 verabschiedete die deutsche Bundesregierung ein E-Government-Gesetz. Es verpflichtete die öffentliche Verwaltung einen elektronischen (Mail-)Zugang zu schaffen. Im Jahr darauf folgte die Verpflichtung zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen der obersten Behörden und ein Jahr später wurde ihnen auch der Empfang solcher Rechnungen vorgeschrieben. Nun – 2020 – lief die Frist zur Einführung der elektronischen Rechnungen für Länder und Kommunen ab.

Was bedeutet das alles für Ihr Unternehmen?

Dieses Jahr läuft auch die Frist zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen (> 1.000 €) für Unternehmen an öffentliche Behörden und staatliche Einrichtungen des Bundes ab – und zwar am 27. November 2020.

Was bringt das Ganze?

Das Ziel ist, Rechnungen genauso einfach verarbeiten zu können, wie die klassischen Papierrechnungen. Die elektronische Rechnungserstellung, -übertragung und der -versand sind strukturierter und senken den Arbeitsaufwand. Ebenso werden die Kosten reduziert (da kein Porto) und auch die Wartezeiten (da keine Versandszeit) – digital ist es einfach besser. Die elektronische Rechnung ermöglicht dem Handwerk zeitsparendere und einfachere Abrechnungen: Beispielsweise indem man sie automatisiert über ZUGFeRD Online einliest und sie dann im Anschluss manuell bearbeiten kann. Zusätzlich profitieren auch die öffentliche Verwaltung und der Bund davon, denn die Prüfprozesse werden so beschleunigt. Und wieder sind wir einen Schritt weiter auf wem Weg zum papierlosen Büro.

Was ist XRechnung?

  • In Deutschland gültig
  • Entspricht Europäischer Norm (EN16931): Basis zur elektronischen Rechnungsstellung + zusätzliche Regelungen (Ausgestaltung der Norm)
  • Ausgabe erfolgt nur als XML-Datei
  • Rechnungskern kann europaweit eingelesen werden
  • Fehleranfälliges Abtippen von Rechnungen überflüssig
  • Wird von öffentlicher Verwaltung & dem Bund verpflichtend zum 27.11.2020 erwartet

Was ist e-Rechnung?

  • In Österreich gültig
  • Format zwischen Bundesbehörden und Unternehmen
  • Keine EU-Norm
  • Ausgabe erfolgt nur als XML-Datei
  • Beispiel: Ein deutsches Unternehmen nimmt einen Auftrag in Österreich an und kann mit der e-Rechnung die richtige Übermittlung der Rechnung gewährleisten
  • In Österreich ist der Standard ebInterface analog zur XRechnung

Was ist ZUGFeRD?

  • Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
  • Nur in Deutschland gültig
  • Einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen
  • Hybrides Rechnungsformat (XML-Datei im PDF eingebettet)
  • Gleichzeitige Übermittlung von maschinenlesbaren Rechnungsdaten und auch der Rechnungsansicht (PDF)
  • Entspricht Europäischer Norm (EN16931): Basis zur elektronischen Rechnungsstellung
  • Dient zum Austausch von elektronischen Rechnungen von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Unternehmen zu Kunde, Beispiel: Rechnung vom Handwerksbetrieb an gewerblichen Kunden
  • Lesbarkeit für den Menschen
  • Fehleranfälliges Abtippen von Rechnungen überflüssig
  • 1.0: nur CII (Cross Industry Invoice), keine EU-Norm & rein deutsch
  • 2.1: CII, EU-Norm, europaweit nutzbar (Rechnungskern kann in Europa eingelesen werden)
  • ZUGFeRD Online: Kann nur von Großhändlern genutzt werden, um Handwerkern ZUGFeRD-Rechnungen über den selben Weg bereitzustellen, wie z. B. UGL-Rechnungen

Weitere Informationen zum Thema sind ebenfalls in unserem Blog zu finden:
ZUGFeRD mit TAIFUN & TAIFUN-Tipp: ZUGFeRD-Rechnungen

Was kann TAIFUN Software?

Die TAIFUN Software kann elektronische Rechnungen über ZUGFeRD einlesen und alle drei Formate (ZUGFeRD, e-Rechnung & XRechnung) ausgeben. Eine rechtssichere Archivierung nach GoBD ist auch gesichert.
Beispiel: Wird eine Rechnung per Mail versendet, ist der digitale Mailanhang das Original und muss dementsprechend archiviert werden.

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