TAIFUN-Blog

Sep 2017

Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD

Haben Sie schon gewusst? ZUGFeRD ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen - mit dem Ziel, solche Rechnungen genauso einfach empfangen und versenden zu können wie die klassische Papierrechnung. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Praxisbeispiel: Sie haben einen Auftraggeber, der Rechnungen elektronisch per E-Mail empfangen und automatisch in seiner Software weiterverarbeiten möchte. Diese Anforderung geht über eine reguläre PDF-Rechnung weit hinaus, denn Sie müssen dafür in Ihren Rechnungen strukturierte Daten, d. h. maschinenlesbare Daten, mitliefern.

Mit ZUGFeRD ist das möglich! Das Format basiert auf PDF/A-3 und erlaubt es, eine XML-Rechnung in eine PDF-Datei einzubetten. So werden sowohl maschinenlesbare, sog. strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch die klassische Rechnungsansicht (PDF) gleichzeitig übermittelt.

ZUGFeRD ist das erste Rechnungsformat, dass nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße ausgerichtet ist und von vielen Softwareherstellern unterstützt wird. Egal ob 1-Mann-Betrieb oder Mittelstand, egal, wie viele Rechnungen Sie empfangen und verschicken – ZUGFeRD lohnt sich! Auch, da das Format den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Aufgrund der vielen Vorteile bieten wir in den TAIFUN Programmen seit unserem Jahresupdate 2017 den Standard ZUGFeRD an und ermöglichen so das Versenden und Empfangen von elektronischen Rechnungen.

Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen

Profitieren auch Sie von den Vorteilen, denn fehleranfälliges Abtippen ist mit dem elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD überflüssig. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format können vollständig mit Positionen importiert werden. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als maschinenlesbarer XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Das PDF-Format ist jederzeit les-, druck- und speicherbar.

Empfang ZUGFeRD-Rechnung
Der Empfang einer elektronischen Rechnung

Versand von ZUGFeRD-Rechnungen

Beim Versenden der Rechnung, wird das PDF-Format PDF/A-3 verwendet, welches speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente gedacht ist. Sie sparen Papier- und Druckkosten und schonen zusätzlich die Umwelt. Sie haben zudem keine langen Postlaufzeiten und der Empfänger erhält das Dokument direkt nach Rechnungsstellung. Somit kann der Empfänger wie gewohnt die Rechnung im PDF-Format überprüfen, während die angehängte XML-Datei vom System ausgelesen und automatisch in die Buchhaltung übernommen wird. Genießen Sie also eine leichtere Abwicklung beim Bezahlen einer ZUGFeRD-Rechnung.

Versand ZUGFeRD-Rechnung
Der Versand einer elektronischen Rechnung

So funktioniert's: ZUGFeRD im Video erklärt

Wie der branchenübergreifende Standard ZUGFeRD nun genau mit Software von TAIFUN funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Schulungsvideo:

Mit TAIFUN openDocument rechtssicher archivieren

Für eine automatische rechtssichere Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, wie z.B. TAIFUN openDocument notwendig. Aus allen Rechnungen, die Sie auf elektronischem Wege erhalten, können beim Import auf Wunsch automatisch Eingangsrechnungen in TAIFUN erzeugt werden. Profitieren Sie somit von einer revisionssicheren Archivierung, natürlich gemäß der GoBD-Norm!

Die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) beziehen sich auf die Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten, um eine Nachvollziehbarkeit steuerrelevanter Buchungen zu geben.