TAIFUN-Blog

Sep 2017

Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD

Haben Sie schon gewusst? ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das erste Rechnungsformat, dass nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße ausgerichtet ist und von vielen Softwareherstellern unterstützt wird. Auch da sie den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Aufgrund der vielen Vorteile, haben wir Ihnen in unserem Jahresupdate 2017 dank ZUGFeRD, das Versenden und Empfangen von elektronischen Rechnungen ermöglicht.

Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen

Profitieren auch Sie von den Vorteilen, denn fehleranfälliges Abtippen ist mit dem elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD überflüssig. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format können vollständig mit Positionen importiert werden. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als maschinenlesbarer XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Das PDF-Format ist jederzeit les-, druck- und speicherbar.

Empfang ZUGFeRD-Rechnung
Der Empfang einer elektronischen Rechnung

Versand von ZUGFeRD-Rechnungen

Beim Versenden der Rechnung, wird das PDF-Format PDF/A-3 verwendet, welches speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente gedacht ist. Sie sparen Papier- und Druckkosten und schonen zusätzlich die Umwelt. Sie haben zudem keine langen Postlaufzeiten und der Empfänger erhält das Dokument direkt nach Rechnungsstellung. Somit kann der Empfänger wie gewohnt die Rechnung im PDF-Format überprüfen, während die angehängte XML-Datei vom System ausgelesen und automatisch in die Buchhaltung übernommen wird. Genießen Sie also eine leichtere Abwicklung beim Bezahlen einer ZUGFeRD-Rechnung.

Versand ZUGFeRD-Rechnung
Der Versand einer elektronischen Rechnung

Mit TAIFUN openDocument rechtssicher archivieren

Für eine automatische rechtssichere Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, wie z.B. TAIFUN openDocument notwendig. Aus allen Rechnungen, die Sie auf elektronischem Wege erhalten, können beim Import auf Wunsch automatisch Eingangsrechnungen in Ihrem TAIFUN erzeugt werden. Profitieren Sie somit von einer revisionssicheren Archivierung, gemäß der GoBD-Norm.
Die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrischer Form sowie zum Datenzugriff) beziehen sich auf die Aufbewahrungspflicht von elektronischen Dokumenten, um eine Nachvollziehbarkeit steuerrelevanter Buchungen zu geben.